ایده هایی که جلسات کاری شما را مجذوب کننده تر می نماید - وبلاگ دوین

به گزارش وبلاگ دوین، چطور در مجذوب نماینده تر شدن جلسات کاری مان قدم به قدم پیش برویم

به نظر بسیاری از کارشناسان تمام مشکلاتی که باعث می شود، جلسات کاری به جلساتی تاثیرگذار تبدیل نشود، به یک مشکل بنیادین بر می شود و آن اینکه جلسات کاری مجذوب نماینده و دوست داشتنی نیستند. واضح است که وقتی افراد در جایی احساس لذت و شادی ننمایند، علاقه ای به آنجا و آن کار ندارند. در بسیاری از سایت های اینترنتی معتبر در زمینه مدیریت، بیشتر بر لزوم منظم برگزار شدن جلسات و رعایت نظم و مقررات در آنها تاکید می شود. اما یک نکته بسیار مهم در اغلب این سایت ها نادیده گرفته شده است و آن علاقه و گرایش شرکت نمایندگان به حضور در جلسه و ایفای نقش در آن است. جلسات کاری حتی اگر برای مدتی کوتاه و با نهایت نظم هم برگزار شوند در صورت بی انگیزه و بی علاقه بودن حضار، ثمری ندارند و به بیراهه می فرایند. اما اگر یک جلسه کاری برای افراد مجذوب نمایندهیت داشته باشد افراد با خلاقیت و انگیزه بالایی در آن حضور داشته و ارتباط به نحو مطلوب تری شکل می گیرد و در چنین جلساتی است که همه افراد یاری می نمایند تا راه حل بهتری پیدا شود.

در اینجا چند ایده ای که می تواند به لذت بخش تر و موثرتر شدن جلسات کاری کمک نموده مورد اشاره قرار می گیرد. با وبلاگ دوین همراه باشید:

شمردن نکات مثبت و مرور موفقیت ها

در سرانجام هر جلسه ای امکان دارد، بعضی از حاضرین با خود بگویند: خدا را شکر که جلسه تمام شد و من می توانم به سر کارم برگردم و یک کار مفید انجام دهم برای اجتناب از ایجاد چنین احساسی ضروری است از همه حاضرین خواسته گردد حداقل یک نکته مثبت که از آن جلسه به دست آورده، را بیان نمایند. اگر این خواسته از آغاز جلسه با افراد در میان گذاشته گردد، آنها با تمرکز و توجه بیشتری در جلسه شرکت نموده و مسوولیت پذیرتر می شوند. برترین قسمت این قضیه به بیان دیدگاه های گوناگون ارتباط دارد، امری که خروجی هر جلسه ای را غنی تر و موثرتر می نماید.

هدف گذاری

از 10 درصد دیگر جلساتی که من در آنها حضور یافته ام، 5 درصد جلسات مفید و موثر بوده و 5 درصد نیز باوجود برنامه ریزی، به نتایج مورد نظر نرسیده اند چون که هدف روشنی را دنبال نمی کردند. اگر در سرانجام یک جلسه کاری، شما خود را در همان موقعیتی دیدید که پیش از آغاز جلسه داشتید، پس بدانید که دور یک دایره بسته چرخیده اید. شما باید پیش از آغاز جلسه، یک یا دو هدف خاص را در فکر خود ترسیم نموده باشید. تعداد زیاد اهداف می تواند موجب پراکندگی تمرکز و پریشانی تان گردد و افراد را خسته و دلزده خواهد نمود. با محدود کردن دایره اهداف، شما می دانید که کدام کار را باید در اولویت قرار دهید و کدام احتیاج، دست یافتنی تر است.

ترسیم خطوط راهنما

هر جلسه ای احتیاجمند یک سری استانداردها است و درصورت عدم وجود این استانداردها، جلسات به بیراهه می فرایند. اگر در شرکت شما، جلسات 30 دقیقه ای مرسوم است، طبق همان استاندارد عمل نموده و به یاد داشته باشید که اگر جلسه خود را در یک چارچوب زمانی معین محدود کنید، می توانید کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید. من خودم دوست دارم در سرانجام هر جلسه، پنج دقیقه آخر را به مرور کلی و اخذ تصمیمات اختصاص دهم درحالی که در بسکمک از جلسات، دقایق سرانجامی به تعارفات بی فایده مختص می گردد. هر مدیری بهتر از هر کسی، شرکت یا سازمان متبوع خود را شناخته و به همین علت باید نهایت کوشش خود را به کار ببندد تا در کوتاه ترین زمان ممکن، جلسات کاری را به نتیجه نهایی و مطلوب برساند. از بیست و چهار ساعت قبل از برگزاری جلسه، همه شرکت نمایندگان را در جریان اهداف جلسه قرار دهید. در 90 درصد جلسات کاری که من شخصا در آنها حضور داشته ام، بسکمک از افراد بدون آمادگی فکری قبلی در جلسه حضور یافته و همین مساله موجب می شد تا نه موضوع بحث معین باشد، نه شرح قانع نماینده ای ارائه گردد و نه هدفی مشخص گردد. اگر چه همه افراد دوست دارند خلاقیت داشته باشند اما این تمایل نباید به بهای به هم ریختن همه چیز و هرج و مرج در جلسه تمام گردد.

در جریان برگزاری جلسه، تنفس فراموش نگردد

در بسکمک از جلسات طولانی، حاضرین پس از مدت کوتاهی در جایگاه های خود فرو رفته و در انتظار سرانجام جلسه می مانند. برترین راه برای جلوگیری از وقوع چنین حالتی این است که به آنها فرصت حرکت داده گردد. کافی است به مدت پنج دقیقه به افراد استراحت داده گردد تا بتوانند در این دقایق بلند شده و حرکتی نمایند و چیزی بنوشند. پس از آن می بینید که رفتارشان چقدر متفاوت شده و بر مشارکت شان در بحث اضافه می گردد. هنگامی که حاضرین بعد از این پنج دقیقه به سر جایشان باز گشتند، یک دقیقه به آنها فرصت دهید تا در جایگاه های خود مستقر شده یا چند حرکت کششی انجام دهند. با این کار، جریان خون در بدن آنها راحت تر انجام شده و سطح انرژی افراد به شدت بالا می رود.

اجراسازی حتمی این ایده ها

از بین بردن عادت های غلط، کاری سخت و طاقت فرسا است و مدیران سازمان تان به احتمال زیاد ترجیح می دهند جلسات را به سبک و سیاق قبلی برگزار نمایند. این عذر و توجیه ها به هیچ عنوان پذیرفته نیست و شما باید مجذوب کننده تر کردن جلسات کاری را به یک رسالت و هدف کلیدی در سازمان خود تبدیل سازید. فقط در جلسات مجذوب کننده و پویا است که ایده های ناب و پیشرو مطرح شده و به پیشرفت و تعالی سازمان منتهی می شوند. صرف اینکه چون موضوع جلسه، موضوعی خشک است، نمی تواند باعث گردد تا جلسه به کندی و کسالت پیش رود. پس اجازه داده تا چند لطیفه هم در حین برگزاری جلسات مطرح شده و در این شرایط نباید چندان نگران کنترل جلسه و حفظ نظم آن بود، چرا که سختگیری بیش از مقدار در این زمینه باعث تنفر افراد از موضوع جلسه می گردد. بدانید که هر چه بیشتر بتوانید از نقاط ضعف و محدودنماینده جلسات خود کم کنید، فضای بیشتری برای نقش آفرینی عوامل مثبت و لذت بخش بوجود می آید.